Exemplo de Política de Gestão de Registros

Abaixo está um modelo para uma política de gestão de registros. Para utilizá-lo em sua organização, você precisa entender completamente as regras e leis aplicáveis à sua organização e modificar o texto de exemplo de acordo. Por exemplo, os períodos de retenção listados podem não estar em conformidade com as regulamentações às quais sua organização está sujeita.

Se a sua organização possui várias políticas de registros (por exemplo, financeira, de manufatura, de RH), é útil ter uma política de registros central que defina as responsabilidades corporativas gerais e inclua um índice que delineie as políticas de registros individuais. Nessa situação, as políticas individuais fariam referência à política de registros corporativa e incluiriam apenas as seções relevantes ao escopo da política individual. Esta amostra de política de gestão de registros é projetada para registros financeiros, mas inclui todos os componentes para outros tipos de políticas. Os registros financeiros foram escolhidos para este exemplo porque são um tipo de registro que todas as organizações devem gerenciar.

Política de Registros Financeiros Corporativos: Informações Chave

Esta seção é uma coletânea das informações-chave para a política de registros. Você deve estruturá-la de forma que os leitores possam identificar facilmente todas as informações relevantes.

Propósito

Nesta seção, você deve descrever o propósito da política e detalhar os fatores impulsionadores do negócio para criá-la. Detalhe quaisquer regras e regulamentos específicos que sua organização está cumprindo ao implementar esta política e quaisquer considerações adicionais.

O objetivo desta política é fornecer orientações e direção sobre a criação e gestão de informações e registros e esclarecer as responsabilidades dos funcionários. O programa de gestão de registros visa manter, proteger, reter e descartar registros de acordo com as necessidades operacionais; regulamentos do governo federal, estadual e local; requisitos fiscais e legais; valor histórico; e finalidades de referência comercial.

Para necessidades operacionais internas, todos os registros financeiros precisam ser mantidos para fins de realização de análise financeira da empresa ao longo do tempo. Como tal, todos os registros financeiros devem ser mantidos por um mínimo de cinco anos.

Para fins históricos, todos os relatórios financeiros trimestrais e anuais públicos devem ser mantidos como registros permanentes.

Os requisitos regulamentares federais relevantes provêm da SEC e do IRS. A Lei Sarbanes-Oxley de 2002 exige que todo o material de revisão e auditoria financeira seja retido por cinco anos. O IRS afirma que todos os registros financeiros precisam ser mantidos por até sete anos, dependendo das condições de arquivamento. Não há requisitos adicionais de autoridades estaduais ou locais.

Links regulatórios [link para referências internas e externas pelo nome e, quando possível, um link direto]

• SOX
• Regulamentação do IRS

Escopo e Aplicabilidade

Especifique quem e quais aspectos dos negócios e transações comerciais da organização a política de registros cobre. Indique as aplicações e sistemas comerciais que a política abrange (email, registros eletrônicos, etc.). Indique se a política abrange toda a organização, uma divisão específica ou uma área geográfica definida.

Esta política aplica-se a todo o pessoal financeiro em toda a organização. Abrange especificamente todos os aspectos dos negócios financeiros da organização e todas as informações financeiras criadas ou recebidas. Inclui informações e registros armazenados em todos os formatos, incluindo:

• Documentos
• Spreadsheets
• Apresentações
• E-mail
• Memorandos
• Minutos
• Audio-visual materials
• Todos os outros registros eletrônicos ou digitalizados

A política também abrange todas as aplicações utilizadas para criar, gerir ou armazenar informações e registros financeiros, incluindo os sistemas oficiais de gestão de registros, e-mail, websites, aplicações de mídia social, bases de dados e sistemas de gestão financeira.

Política

Este documento descreve os registros abrangidos pela política de registros e o seu cronograma de retenção, definindo como devem ser gerenciados, disponibilizados e, eventualmente, descartados. Podem ser definidas várias categorias para correlacionar com diferentes regras e regulamentos. É recomendável agrupar documentos em um número menor de categorias “big bucket” para simplificar a implementação da política de registros.

[Esta é a categoria específica de registros que se aplica a este registro. Observe a continuação do esquema de numeração a partir do nome da política.]

[Para algumas políticas de registros, uma retenção genérica deve ser especificada para todos os documentos que estão no escopo da política de registros, mas que não se enquadram em uma categoria específica, conforme mostrado abaixo.]

Funções e Responsabilidades

Esta seção lista os papéis e responsabilidades para a política. Alguns papéis e responsabilidades, como o do Proprietário Executivo, podem ser os mesmos em várias políticas de registros.

Proprietário Executivo

Este precisa ser um papel que seja membro da equipe de liderança executiva. Embora a gestão de registros ocorra em toda a organização, uma única pessoa precisa assumir a responsabilidade. Idealmente, esta pessoa responde diretamente ao CEO.

Este exemplo lista o Conselheiro Geral, mas muitas organizações não possuem um pessoal jurídico sênior em tempo integral. Alternativas incluem o Diretor Financeiro (CFO), Diretor de Operações (COO) ou Diretor de Informações (CIO). No entanto, observe que em muitas organizações, o CIO não se reporta diretamente ao CEO ou atua mais como um Diretor de Tecnologia (CTO) e, portanto, pode não entender completamente o lado empresarial das informações que gerenciam.

Atribuído a: Conselheiro Geral

Responsabilidades:

• Atue como patrocinador executivo do programa de gerenciamento de registros
• Estabeleça a visão, metas e objetivos do programa de gerenciamento de registros
• Garanta que o programa de gerenciamento de registros receba recursos adequados
• Monitore a conformidade com as políticas de gerenciamento de registros da organização

Proprietário da Política

Este papel é o proprietário do negócio do domínio dos documentos empresariais. Esta é a pessoa sênior que utiliza diretamente os registros abrangidos pela política. No caso de uma única política de registros para toda a organização, este pode ser o COO ou a mesma pessoa que o Proprietário Executivo.

Atribuído a: CFO

Responsabilidades:

• Seja o responsável pela política de gestão de registros
• Verifique se a política de gerenciamento de registros está implementada
• Verify that the records management policy is followed
• Revise a política de gestão de registros anualmente para garantir que ela esteja atualizada com os requisitos mais recentes do setor e da organização.

Gerente de registros

Isso pode ser a mesma pessoa que o responsável pela política, alguém da equipe desse responsável ou uma função dedicada dentro da organização. Depende do volume de registros em papel e eletrônicos, bem como do nível de automação implementado na organização.

Designado para: Gerente de Registros Financeiros

Responsabilidades:

• Responsável pelo armazenamento de registros em papel
• Definir os procedimentos de gestão de registros financeiros
• Realizar revisões periódicas de descarte de registros financeiros
• Criar e ministrar treinamentos sobre a política de gestão de registros para a equipe financeira

Suporte de Tecnologia

Normalmente, essa função é desempenhada pelo responsável pela área de TI que oferece suporte ao proprietário da política. O escopo dessa função dependerá amplamente do nível de maturidade do programa de gestão de registros eletrônicos.

Designado para: CIO (Diretor de Informática)

Responsabilidades:

• Manter os sistemas de gestão de registros eletrônicos
• Garantir a conformidade dos sistemas com a política de gestão de registros
• Manter registros completos de auditoria dos documentos eletrônicos durante todo o período de retenção
• Fornecer relatórios que demonstrem o uso do sistema e a conformidade com a política de gestão de registros
• Prevenir o acesso ou a modificação não autorizada dos registros eletrônicos
• Garantir a proteção dos registros, incluindo um backup seguro do armazenamento que permita uma recuperação adequada em caso de desastre

Criadores e Usuários de Registros

Sempre que possível, a declaração e a categorização dos registros devem ser totalmente automatizadas. Isso é mais fácil de implementar em documentos orientados a processos ou que possam ser amplamente categorizados, como documentos financeiros. O objetivo é eliminar a carga — real ou percebida — da gestão de registros para o funcionário comum.

Designado para: Equipe Financeira

Responsabilidades:

• Armazenar corretamente todos os documentos financeiros eletronicamente no repositório de conteúdo corporativo
• Identificar o conteúdo dos documentos financeiros utilizando convenções definidas de nomes e metadados
• Enviar links de referência para os documentos internamente, em vez de anexar o documento real por e-mail ou chat, a fim de limitar a proliferação de cópias de documentos

Apêndice: Definições

Se você tiver várias políticas, é melhor fornecer um link para um recurso externo que contenha as definições, garantindo assim que sejam consistentes em todas as políticas e evitando a necessidade de atualizar cada uma delas individualmente quando uma definição for modificada.

Disposição: Ação tomada em relação a um registro no final do seu período de retenção

Registro: Um documento ou outra informação que foi declarada como registro e colocada sob retenção.

Declaração de registro: O processo de classificar um documento ou outra informação, seja em formato físico ou eletrônico, e colocá-lo sob retenção de registros. O documento passa a ser considerado um registro após a conclusão desse processo.

Retenção: O processo de proteger e gerenciar um registro.

Período de retenção: A duração pela qual um registro é mantido.

Cronograma de retenção: A política detalhada que define por quanto tempo um registro deve ser mantido e o que acontece com ele ao longo de seu ciclo de vida.

Versão: Uma iteração de um documento. Um documento pode ter versões principais (1.0, 2.0, 3.0 etc.) e versões secundárias (1.1, 1.2, 1.3 etc.).