Compartilhamento Externo no SharePoint: Dicas para uma Implementação Sábia

Introdução

O Microsoft SharePoint permite que os usuários compartilhem arquivos com colegas de trabalho em apenas alguns cliques. No entanto, o compartilhamento externo é igualmente fácil — o que coloca a segurança dos seus dados sensíveis em risco.

Para ajudá-lo a controlar o compartilhamento externo de arquivos e pastas sem interferir na colaboração legítima, este artigo detalha as configurações de compartilhamento externo disponíveis nas interfaces administrativas da Microsoft e oferece melhores práticas para configurá-las. Abordaremos as configurações no Microsoft 365 Admin Center, nos centros de administração do SharePoint e OneDrive for Business, no clássico SharePoint Online Admin Center e no moderno SharePoint Online Admin Center.

Microsoft 365 Admin Center: Configurações de nível de locatário para compartilhamento externo

Ao configurar o compartilhamento externo no Microsoft SharePoint, é melhor que suas equipes de administração comecem no nível do tenant (organização). Abra o Microsoft 365 Admin Center (anteriormente Office 365) e vá para Configurações –> Serviços & complementos –> Sites.

Você pode então especificar opções para controlar o compartilhamento externo em nível de locatário:

Na maioria dos casos, a segunda opção, “Novos e existentes usuários externos (login necessário)”, é recomendada porque oferece um equilíbrio entre flexibilidade e controle. Aqui está um conselho mais detalhado sobre a seleção das melhores opções para a sua organização:

Configurações de Coleção de Sites & OneDrive for Business para Compartilhamento Externo

Depois de configurar as configurações de compartilhamento para toda a locação, é hora de começar a configurar as configurações de compartilhamento externo de nível superior para SharePoint Online e OneDrive for Business nos respectivos centros de administração.

Como você pode ver, as opções disponíveis para controlar links de compartilhamento no SharePoint Online são semelhantes às discutidas acima:

E as opções de compartilhamento externo para o OneDrive são muito semelhantes também, embora o texto seja ligeiramente diferente:

Novamente, permitir que os usuários compartilhem conteúdo com qualquer pessoa que tenha o link coloca seus arquivos em risco significativo. Exigir que usuários externos façam login oferece mais controle. É frequentemente prudente estabelecer configurações mais restritivas para o OneDrive do que para o SharePoint, uma vez que os usuários tendem a salvar informações mais sensíveis no OneDrive.

SharePoint Admin Center

O clássico SharePoint Online Admin Center permite que você crie configurações de compartilhamento externo para cada site do SharePoint. Acesse a seção “Coleções de Sites” e clique em Sharing:

A captura de tela abaixo mostra as opções disponíveis:

Por padrão, o compartilhamento externo é proibido, mas você pode optar por habilitá-lo para quaisquer sites que escolher e selecionar o tipo de compartilhamento permitido. Por exemplo, você pode criar controles mais rigorosos para sites que contêm dados sensíveis e controles mais permissivos para sites mais voltados para colaboração. Você também pode escolher quem tem permissão para convidar novos usuários para um site; no entanto, geralmente é melhor deixar essa decisão a cargo dos proprietários do site.

Modern SharePoint Admin Center

No moderno SharePoint Admin Center, e as configurações foram alteradas para refletir as mesmas opções discutidas anteriormente:

Você pode obter um controle de acesso ainda maior usando as seguintes opções:

• Dispositivos não gerenciados — Você pode restringir o acesso de dispositivos que não estão em conformidade ou vinculados ao domínio. As opções variam desde permitir acesso total, permitir apenas acesso web (não desktop ou móvel) e bloquear completamente o acesso.
• Encerramento de sessão inativa —Você pode encerrar automaticamente a sessão de usuários em sessões inativas do navegador.
• Localização de rede — Você pode permitir acesso apenas de endereços IP específicos.
• Aplicativos que não usam autenticação moderna —Você pode negar acesso a aplicativos que dependem de protocolos de autenticação legados.

Controles Adicionais de Segurança

Outros controles de segurança podem afetar o compartilhamento externo no SharePoint e OneDrive for Business. Em particular, os seguintes controles podem impedir que os usuários compartilhem certos documentos e outros conteúdos externamente:

• Prevenção de Perda de Dados (DLP) policies
• Políticas de retenção de registros externamente.
• eDiscovery requisitos
• Controles de segurança do Microsoft Purview Information Protection (anteriormente Microsoft Information Protection)

Além disso, as seguintes capacidades de auditoria e alerta podem ajudar os administradores a manterem-se atualizados sobre o compartilhamento de documentos externamente:

• Toda a atividade do usuário relacionada a arquivos compartilhados pode ser visualizada nos registros de auditoria.
• Os administradores podem optar por ser notificados quando os usuários realizam ações específicas no SharePoint ou OneDrive for Business.

Usando PowerShell para obter visibilidade sobre o compartilhamento externo

Scripts PowerShell podem ajudá-lo a obter visibilidade sobre o compartilhamento externo. Por exemplo, o script abaixo retornará todos os usuários externos do seu tenant (requer direitos de Admin do SharePoint):

A saída será semelhante ao seguinte:

Como a Netwrix pode ajudar

Configurar cuidadosamente as configurações detalhadas acima dará à sua organização um controle significativo sobre como o conteúdo pode ser compartilhado externamente. No entanto, ferramentas de terceiros podem oferecer uma visibilidade e controle ainda melhores, o que é crítico para garantir a data security.

Software de governança de acesso a dados da Netwrix permite que você reduza o risco de um data breach ao diminuir a exposição dos seus dados sensíveis. Ele também pode ajudar a cumprir regulamentações como o GDPR, que exige que as organizações implementem data protection by design and default.

Em particular, a solução Netwrix permite que você:

• Identifique seus dados mais críticos.
• Reduza o acesso a dados sensíveis ao mínimo necessário para diminuir o risco de ameaças internas e minimizar os danos causados por ransomware e outros ataques.
• Otimize as comprovações regulares de privilégios pelos proprietários dos dados.
• Proteja dados sensíveis onde quer que eles estejam com a marcação precisa e consistente de conteúdo.
• Audite atividades em todo o seu ecossistema de TI e identifique e bloqueie ameaças rapidamente.