O que é Gerenciamento de Registros Eletrônicos?

Se você prestar atenção durante o seu dia, verá muitos papéis circulando por aí. Grande parte deles começou de forma digital. As pessoas podem estar imprimindo cópias por conveniência, mas o arquivo eletrônico original está em um computador em algum lugar. Quando se trata de registros, o mesmo comportamento se aplica. Existem muitos registros físicos, mas a maioria desses registros tem uma origem digital.

Sua organização deve gerenciar o máximo possível de seus registros eletronicamente. Embora possa ser muito trabalho digitalizar todos os seus registros antigos, você precisa gerenciar os registros mais novos como documentos eletrônicos em um sistema de electronic records management. Como veremos em um momento, essa abordagem permite que você realize tarefas aprimoradas e reduz o ônus sobre seus gestores de registros.

O que é gestão de registros eletrônicos?

A gestão de registros eletrônicos (ERM) é a administração de arquivos e documentos eletrônicos como registros. A principal diferença entre o ERM e a gestão tradicional de registros físicos é o foco. O ERM captura registros como parte de um processo de negócios digital. Você está preservando os registros digitais originais, não cópias em papel que se acumulam em caixas em depósitos ou armazéns. Isso permite que você crie eficiências melhorando a automação de suas atividades comerciais, fornecendo auditorias precisas e aplicando seus cronogramas de registros de maneira confiável.

Por que você precisa de ERM?

ERM é um componente chave de qualquer estratégia de transformação digital e esforço de information governance. Muitas organizações têm um medo profundo de iniciativas de ERM porque têm um histórico de adicionar risco e sobrecarga aos projetos. Mas a realidade é que, quando você vê o ERM como parte dos seus esforços de gestão de informação, pode perceber grandes benefícios para o seu negócio. Ao gerir registros eletronicamente, você pode capturar automaticamente metadados de documentos, que seu ERM pode usar para identificar registros, categorizá-los e facilitar a recuperação dos mesmos. Além disso, seus gestores de registros podem impor controles mais rigorosos sobre os arquivos, e eliminar cópias duplicadas torna-se uma simples tarefa de manutenção.

A gestão de registros digitais ajuda a garantir que as informações sejam capturadas, versões antigas sejam removidas e as pessoas possam encontrar as informações corretas quando precisarem. Ajuda você a entender decisões passadas e responder a solicitações de eDiscovery, pois você pode encontrar rapidamente todas as evidências relevantes. Você também pode provar que qualquer documento solicitado que tenha atingido o final de seu cronograma de retenção de registros realmente foi eliminado.

Além disso, o ERM ajuda você a alcançar e comprovar rapidamente sua conformidade com políticas internas e requisitos externos, para que sua organização possa voltar a se dedicar à sua missão.

Quais são as capacidades mais importantes de um sistema moderno de gerenciamento de registros eletrônicos?

Os sistemas de ERM existem desde o final dos anos 90. Durante anos, eles se integraram com os principais sistemas de gerenciamento de documentos. À medida que os registros eletrônicos aumentaram, planos de arquivamento, disposição automatizada de registros e integração com softwares de arquivamento tornaram-se características padrão das soluções de gerenciamento de documentos.

No entanto, sistemas que simplesmente copiam práticas de gestão de registros do mundo físico para o digital perdem muitos dos benefícios de trabalhar com informações eletrônicas. Portanto, sistemas modernos de ERM entendem que seus arquivos digitais não serão criados ou residirão no mesmo local; eles devem ser capazes de gerenciar e ingerir registros automaticamente de múltiplas fontes (por exemplo, SharePoint, repositórios de arquivos e e-mail). Esses registros devem então estar prontamente disponíveis para as pessoas, independentemente do seu contexto empresarial.

Os sistemas de ERM também precisam ser capazes de gerenciar registros in loco. Os registros não são instantâneos obsoletos que são capturados e depois arquivados. Os registros fornecem informações que podem impulsionar processos de negócios em toda a organização.

Existem duas características adicionais importantes de um sistema ERM moderno: auto-classificação e federação de registros. Ambas ajudam as pessoas a se concentrarem mais em seu trabalho e menos na gestão de registros ocorrendo ao seu redor.

• A auto-classificação é essencial para precisão e completude. Mesmo pessoas com as melhores intenções são falíveis e cometerão erros ao declarar registros. Outras pessoas simplesmente ignorarão a tarefa por completo; a maior mentira já contada a um gerente de registros é, “Eu declararei esses como registros depois do almoço.” Tornar a declaração de registros automática remove o fardo dos seus funcionários e garante que os registros sejam declarados e geridos adequadamente.
• A gestão de registros federados permite que você gerencie registros onde eles estão localizados. Historicamente, os ERMs ingeriam todos os arquivos eletrônicos e os colocavam em um repositório central. Isso levava a problemas quando as pessoas precisavam encontrar, acessar e usar o conteúdo depois que ele havia sido declarado um registro. A federação permite que um ERM alcance outros sistemas, identifique registros e os coloque sob a devida gestão e cronogramas de retenção — sem impactar negativamente os processos de negócios.

Como escolher um sistema ERM?

Para escolher o sistema de ERM certo para a sua organização, você precisa levar em conta dois fatores principais: o seu nível atual de exposição ao risco e a maturidade dos seus sistemas de gestão da informação. Esses estão intimamente ligados, mas irão direcionar o seu processo de decisão sob dois ângulos distintos.

Ao considerar o risco, observe como os registros são atualmente gerenciados. Eles já estão armazenados em um sistema de gerenciamento? Mesmo que não seja um ERM adequado, ter suas informações eletrônicas já em um aplicativo de gerenciamento de informações é um bom começo. Se algo acontecesse, você provavelmente encontraria o que precisava. Se, por outro lado, seus registros estão em drives de rede pessoais das pessoas e compartilhados por e-mail, essa é uma situação de alto risco.

Isso nos leva à maturidade da infraestrutura atual de gerenciamento de informações da sua organização. Muitas organizações utilizam uma combinação de sistemas para armazenar suas informações. Isso é normal, já que diferentes grupos dentro das organizações trabalham com informações de maneiras distintas e precisam de sistemas que se adequem à forma como trabalham. Organizações mais maduras reconhecem isso e garantem que os sistemas utilizados sejam conhecidos e se encaixem na arquitetura mais ampla. Organizações com infraestruturas de gerenciamento de informações menos maduras nem têm certeza do que existe além do email e das ferramentas de gestão financeira.

Analisando esses dois fatores, você pode determinar se sua organização precisa de um sistema que também possa servir como um repositório para alguns de seus registros. Por outro lado, você pode precisar de um ERM que simplesmente atue como um gerente de políticas, aplicando controles aos registros onde eles atualmente se encontram. Saber onde você está e para onde está indo fará uma grande diferença na escolha do ERM certo.

Conclusão

A verdadeira questão não é se a sua organização precisa de um ERM; é que tipo de sistema você precisa e quanto trabalho precisa fazer para melhorar seus processos digitais primeiro. Os ERMs funcionam melhor quando estão integrados aos seus processos de negócios, então ter seus processos definidos e digitalizados é sempre um bom primeiro passo.

Lembre-se, implementar um ERM é mais do que apenas resolver um problema de registros. É o passo final para gerenciar seu mundo digital e trazer seus processos digitais sob controle. Capturar registros permite que sua organização olhe para trás e determine como fazer as coisas melhor. Apenas compreendendo totalmente o tamanho e o escopo das suas informações eletrônicas é que você pode realmente preparar sua organização para o mundo digital da próxima década.