Melhores ferramentas de SharePoint Reporting

O Microsoft SharePoint é amplamente utilizado por organizações para melhorar a colaboração, gerenciar documentos e otimizar o acesso às informações. Os usuários podem armazenar e organizar documentos facilmente, e colaborar de forma eficaz por meio de espaços de trabalho compartilhados, bibliotecas de documentos e listas. Eles até podem abrir e editar documentos do Microsoft Office diretamente do SharePoint. O SharePoint Online faz parte do Microsoft 365.

No entanto, garantir uma forte produtividade, segurança e conformidade requer uma gestão eficaz do ambiente SharePoint. Os administradores precisam de uma robusta ferramenta de SharePoint reporting que forneça informações de uso, capacite-os a entender quem tem acesso a que conteúdo e revele quem está lendo, modificando e excluindo documentos.

Este documento explora as principais funcionalidades que se deve procurar em uma ferramenta de relatórios do SharePoint e, em seguida, analisa algumas das soluções da Microsoft e de terceiros a considerar.

O que procurar em uma ferramenta de SharePoint Reporting

Escolher um software de relatórios SharePoint sólido pode ajudá-lo a melhorar a gestão, usabilidade e segurança do seu ambiente SharePoint. Para escolher a ferramenta certa para a sua organização, certifique-se de fazer as seguintes perguntas:

Quais benefícios são mais importantes para nós?

Documente seus objetivos para a ferramenta de relatórios do SharePoint. Aqui estão alguns benefícios comuns a considerar:

• Obtenha relatórios detalhados para fins de auditoria e conformidade
• Informe os esforços de otimização com insights sobre a alocação e uso de recursos ao longo do tempo
• Planeje estratégias de conteúdo futuro e estruturas de site analisando tendências de atividade
• Identifique proativamente vulnerabilidades que colocam a segurança do SharePoint em risco
• Identifique ameaças prontamente ao detectar atividades suspeitas em torno do conteúdo do SharePoint

Quais tipos de relatórios estão disponíveis?

Certifique-se de que a ferramenta ofereça os relatórios de que você precisa. As necessidades comuns de relatórios incluem:

• Relatórios de uso que mostram como indivíduos ou grupos estão utilizando SharePoint
• Relatórios de atividade que rastreiam ações do usuário como uploads, edições e eventos de check-in/check-out
• Relatórios de auditoria que mostram quem tem acesso a quê e rastreiam todas as alterações de permissões
• Relatórios de saúde que monitoram o estado do ambiente SharePoint
• Relatórios personalizados adaptados a pontos de dados específicos ou necessidades de inteligência empresarial

Posso automatizar a geração de relatórios?

Muitas ferramentas de relatórios do SharePoint oferecem recursos de automação que permitem que você tenha relatórios gerados automaticamente conforme a programação especificada e enviados para os destinatários de e-mail especificados. Algumas ferramentas permitem que você configure gatilhos que gerarão relatórios com base em eventos específicos ou limites.

Posso rastrear o uso do SharePoint?

Se a sua organização precisa de uma visão detalhada sobre como o SharePoint está sendo utilizado, procure uma ferramenta que facilite o monitoramento de quando e como os usuários fazem login e interagem com documentos, e até mesmo revele padrões de uso e períodos de pico.

Posso rastrear atividades no SharePoint?

Certifique-se de que a ferramenta de relatórios do SharePoint que você selecionar permite monitorar a atividade do usuário que é importante para você. Exemplos incluem acesso a arquivos, edições, uploads e exclusões; uso do site; alterações nas permissões de acesso; eventos relacionados à segurança; e progresso do fluxo de trabalho.

Principais soluções de SharePoint Reporting disponíveis hoje

Microsoft Power BI

Microsoft Power BI, embora não seja estritamente uma ferramenta de relatórios do SharePoint, oferece robustas capacidades de visualização de dados que podem transformar dados do SharePoint em relatórios interativos e painéis de controle envolventes para usuários de negócios, profissionais de TI e desenvolvedores, facilitando a análise de dados aprofundada e a elaboração de relatórios. Além disso, seus conectores integrados permitem que você integre rapidamente fontes de dados diversas, como logs do SQL Server, para relatórios abrangentes que incluem informações de toda a organização.

Embora exista uma versão Pro que permite aos usuários apresentar mais dados, a versão gratuita do Power BI atenderá à maioria das necessidades básicas de relatórios. A instalação é simples, mas requer uma conta da Microsoft.

A interface é amigável, mas, ao contrário de algumas outras ferramentas, o Power BI não oferece relatórios pré-fabricados. Você deve usar uma ferramenta como o PowerShell para exportar dados para arquivos CSV e, em seguida, importar esses arquivos para o Power BI. Apesar desse inconveniente, é uma ferramenta eficaz para visualizar dados de log.

HarePoint Analytics para Microsoft SharePoint

HarePoint Analytics for Microsoft SharePoint oferece análises detalhadas e relatórios de uso para sites do SharePoint para ajudar as organizações a entender como seu ambiente SharePoint está sendo utilizado, para que possam otimizá-lo. A ferramenta disponibiliza relatórios abrangentes sobre o uso de sites e listas e detalhes de conteúdo; por exemplo, você pode analisar rapidamente a popularidade dos documentos e a distribuição de tamanho. Para ajudá-lo a identificar atividades impróprias, o HarePoint Analytics fornece relatórios sobre interações com documentos e visitas aos sites, rastreando até mesmo o computador de origem.

A ferramenta é rápida de instalar e configurar. Integra-se às suas configurações do SharePoint e está disponível apenas a partir do Centro de Administração do SharePoint.

CardioLog Analytics

CardioLog Analytics é uma ferramenta abrangente de análise do SharePoint com capacidades de relatório aprofundadas. Oferece um conjunto de estatísticas empresariais para compreender e otimizar a navegação, o design e o conteúdo do site, incluindo análise dos itens mais populares, engajamento do usuário, eficácia da pesquisa, uso de conteúdo e mudanças. As opções de exportação de dados incluem PDF e CSV. Além disso, sua funcionalidade Voice of Customer facilita o engajamento do usuário por meio de pesquisas.

A instalação requer a última versão do .NET Framework e atualizações específicas da Microsoft, o que pode prolongar o tempo de configuração devido a reinicializações necessárias. Um teste gratuito de 30 dias permitirá que você explore todo o potencial do software.

Netwrix Auditor for SharePoint

Netwrix Auditor for SharePoint rastreia e relata eficientemente as alterações dentro do SharePoint, incluindo configuração de farm, conteúdo do usuário, permissões, associação a grupos e políticas de segurança. Fornece detalhes abrangentes para auditoria, como quem fez cada alteração, quando e onde ocorreu, e os valores cruciais de antes e depois. Os administradores de TI podem investigar rapidamente as alterações usando o recurso de Pesquisa Interativa e configurar alertas para notificações por e-mail sobre gatilhos específicos.

O software também oferece relatórios de estado em tempo sobre permissões de objetos, associação a grupos e outros aspectos-chave do SharePoint. Esses relatórios, facilitados pelos SQL Server Reporting Services, podem ser automaticamente enviados por e-mail para simplificar o monitoramento regular. Netwrix Auditor for SharePoint aborda a questão da redução do log de auditoria armazenando logs por mais de dez anos.

Os processos de instalação e configuração são rápidos e simples, e um teste gratuito de 20 dias permite que você explore toda a gama de recursos.

Também existe uma versão gratuita deste produto, Netwrix Auditor for SharePoint Free Community Edition. Embora suas capacidades sejam limitadas, você pode obter um relatório diário de todas as alterações feitas na sua fazenda SharePoint nas últimas 24 horas, incluindo os detalhes de quando e onde cada alteração foi realizada.

EVMicrosoft PowerShell

Microsoft PowerShell é uma linguagem de script poderosa e shell de linha de comando que pode ser usada como uma ferramenta de relatórios do SharePoint. Você pode criar relatórios detalhados sobre coleções de sites, permissões de usuários, uso de conteúdo, configurações de segurança e muito mais, personalizando os relatórios de acordo com suas necessidades específicas. Você também pode automatizar a geração de relatórios. Você pode executar o PowerShell usando o SharePoint Management Shell ou o conveniente PowerShell ISE.

Além de relatar, você pode usar o PowerShell para manipular e modificar objetos do SharePoint, o que o torna uma ferramenta poderosa para gerenciar de forma eficiente até mesmo implantações grandes e complexas do SharePoint.

Antes de poder executar comandos do SharePoint no PowerShell ISE, você precisa carregar o snap-in do Windows PowerShell para o SharePoint executando o seguinte comando:

      Add-PSSnapin Microsoft.SharePoint.PowerShell
      

Então você pode usar scripts de relatórios do SharePoint. Aqui estão vários scripts que você pode achar úteis:

Liste todas as coleções de sites em uma fazenda

      Get-SPSite -Limit All |

   Select -ExpandProperty AllWebs |

   Select -ExpandProperty Lists |

   Select {$_.ParentWeb.Url}, Title
      

Relatório sobre um determinado arquivo em um site SharePoint

      Get-SPWeb http://sharepoint/sites/enterprise |

   Select -ExpandProperty Lists |

   Where { $_.GetType().Name -eq "SPDocumentLibrary" -and

           -not $_.Hidden } |

   Select -ExpandProperty Items |

   Where { $_.Name -like "*FileName*" } |

   Select Name, {$_.File.Length}, url
      

Relatório de todos os arquivos criados por um determinado usuário de Active Directory user

      Get-SPWeb http://sharepoint/sites/enterprise |

   Select -ExpandProperty Lists |

   Where { $_.GetType().Name -eq "SPDocumentLibrary" -and

          -not $_.Hidden } |

   Select -ExpandProperty Items |

   Where { $_["Created By"] -like "*UserName*" } |

   Select Name, url, {$_["Created By"]}
      

Relatório de todos os arquivos com uma extensão especificada

      Get-SPWeb http://sharepoint/sites/enterprise |

Select -ExpandProperty Lists |

   Where { $_.GetType().Name -eq "SPDocumentLibrary" -and

           -not $_.Hidden } |

   Select -ExpandProperty Items |

   Where { $_.Name -Like "*.rtf" } |

   Select Name,

         @{Name="URL";

          Expression={$_.ParentList.ParentWeb.Url + "/" + $_.Url}}
      

Relatório sobre o número de arquivos hospedados em seus sites e o tamanho total deles

      Get-SPWeb http://sharepoint/sites/enterprise |

   Select -ExpandProperty Lists |

   Where { $_.GetType().Name -eq "SPDocumentLibrary" -and

   -not $_.Hidden } |

   Select -ExpandProperty Items |

   Group {$_.ParentList.ParentWeb.Url + "/" + $_.ParentList.Title} |

   Select Name, count,

          @{Name='Total';

            Expression={$_.Group |

               ForEach-Object `

                -Begin {$total=0;} `

                -Process {$total+=[int]$_.File.Length} `

                -End {$total} `

            }

           } |

   format-table -AutoSize
      

Conclusão

Decidir sobre a melhor ferramenta de relatórios do SharePoint depende das suas necessidades e conhecimentos. O PowerShell pode parecer uma ótima opção, já que é gratuito, flexível e poderoso. No entanto, tenha em mente que dominar os cmdlets e criar e manter scripts pode exigir tempo e conhecimentos significativos. Se você prefere uma opção mais amigável ao usuário, uma ferramenta de relatórios do SharePoint de terceiros pode ser uma escolha melhor; procure por uma que seja rápida de configurar e ofereça acesso imediato a uma variedade de relatórios e análises prontos para uso.

Em última análise, a ferramenta certa para você deve estar alinhada com seus objetivos específicos de relatórios e o nível de detalhe que você precisa. Avalie suas exigências cuidadosamente para escolher uma solução que atenda aos seus objetivos de SharePoint reporting.