Cinque motivi per abbandonare i metodi manuali di Data Classification

Che cos’è la data classification e quanto è difficile? A prima vista, la classificazione dei dati non sembra difficile. Ci sono quattro passaggi fondamentali nel processo:

1. Inserimento di asset, come email e documenti elettronici, nel registro degli asset
2. Classificare ogni risorsa in base alla sua sensibilità
3. Etichettatura dell'asset in base alla sua classificazione
4. Gestire l'asset in base alla sua classificazione (ad esempio, cifrare le email classificate come “confidenziali”)

Eseguire manualmente questi passaggi richiede di formare i proprietari dei dati o altri utenti a classificare i documenti secondo la vostra data classification policy. Sebbene gli esseri umani siano molto più capaci delle macchine nel comprendere il contesto dei documenti, man mano che il numero di asset, livelli di classificazione e regole aumenta, la classificazione dei dati diventa rapidamente complicata e i processi manuali falliscono. Ecco cinque motivi per automatizzare la classificazione dei dati.

Motivo #1. La classificazione manuale dei dati è soggettiva e inconsistente.

Come dice il proverbio, la bellezza è negli occhi di chi guarda. Allo stesso modo, decidere quali informazioni siano sensibili può essere soggettivo. Anche se due persone sono entrambe addestrate a classificare i dati, a volte etichetteranno dati simili in modo diverso. Infatti, persino un singolo individuo potrebbe etichettare contenuti simili in modo incoerente, specialmente se ci sono molte etichette tra cui scegliere. Infine, la qualità della classificazione dei dati dipende anche dall'impegno del proprietario, il che può portare a inconsistenze all'interno dell'organizzazione.

Motivo #2. Gli utenti trascurano la Netwrix Data Classification perché non ne percepiscono il valore.

La classificazione dei dati è raramente integrata nei processi aziendali; invece, è un compito aggiuntivo scomodo che gli utenti ritengono poco utile, quindi lo evitano se possibile. Se la direzione richiede che lo facciano, spesso lo fanno male, per esempio, selezionando solo la prima etichetta della lista per velocizzare il compito. Questo porta a classificazioni incomplete o errate — e avere informazioni sbagliate sui propri dati può essere anche peggio che non avere informazioni affatto, poiché si potrebbe concentrarsi sui dati sbagliati e lasciare i propri beni davvero preziosi con una protezione insufficiente.

Motivo #3. I dati non sono statici.

I file di solito vengono classificati al momento della creazione, ma i dati — specialmente quelli non strutturati — cambiano continuamente. Non c'è garanzia che la classificazione originale di un file rimanga accurata per tutto il suo ciclo di vita. E come abbiamo appena visto, se la classificazione non è corretta, le regole di gestione delle informazioni applicate potrebbero essere insufficienti a proteggere i dati.

Motivo #4. La classificazione manuale è complessa e costosa.

La maggior parte delle organizzazioni possiede sia una grande varietà di dati sia un ampio volume di dati. Di conseguenza, classificarli manualmente è un compito complesso, che richiede tempo e costoso.

Motivo #5. È facile trascurare informazioni sensibili.

Ogni volta che inizi a classificare i dati, puoi certamente far sì che gli utenti classifichino i nuovi file man mano che vengono creati. Ma che dire di tutti i dati già memorizzati sui tuoi file server? Se li escludi perché ritenuti fuori dall'ambito, rischi di lasciare dati sensibili vulnerabili. Ma cercare di ordinare manualmente enormi quantità di dati non strutturati sarebbe proibitivamente dispendioso in termini di tempo ed estremamente soggetto a errori. Sarebbe come cercare di fare manualmente il lavoro di un motore di ricerca che esplora internet per indicizzare i dati.

Ci sono alcune strategie che possono aiutare a mitigare queste sfide con la classificazione manuale dei dati. Puoi provare:

• Fornire ai dipendenti una formazione aggiuntiva per migliorare la coerenza del loro lavoro di classificazione
• Semplificando il tuo schema di Netwrix Data Classification
• Classificare le cartelle invece dei singoli documenti per risparmiare tempo se si dispone di molti dati
• Escludere interi dipartimenti dalla classificazione se i loro dati non sembrano contenere le risorse più vitali su cui concentrarsi per prime

Tuttavia, un software di Netwrix Data Classification fornirà risultati molto migliori con molto meno sforzo, garantendo che le regole di classificazione siano applicate in modo coerente e che la sensibilità dei dati venga rivalutata quando i dati cambiano. Di conseguenza, non dovrai preoccuparti di lasciare i tuoi asset più critici vulnerabili a causa di informazioni errate.