Cos'è la gestione dei documenti elettronici?

Se stai attento durante la tua giornata, vedrai molti fogli di carta che fluttuano in giro. Gran parte di essi ha avuto origine in formato digitale. Le persone potrebbero stampare copie per comodità, ma il file elettronico originale si trova su un computer da qualche parte. Quando si tratta di registri, lo stesso comportamento si applica. Ci sono molti registri fisici, ma la maggior parte di questi ha un'origine digitale.

La vostra organizzazione dovrebbe gestire elettronicamente il maggior numero possibile dei propri archivi. Anche se potrebbe essere troppo lavoro scannerizzare tutti i vostri archivi più vecchi, è necessario gestire i nuovi documenti come documenti elettronici in un sistema di electronic records management. Come vedremo tra poco, questo approccio consente di eseguire compiti avanzati e riduce il carico di lavoro dei vostri responsabili degli archivi.

Cos'è la gestione dei documenti elettronici?

La gestione dei documenti elettronici (ERM) è la gestione di file e documenti elettronici come registrazioni. La differenza chiave tra ERM e la tradizionale gestione dei documenti fisici è il focus. ERM cattura le registrazioni come parte di un processo aziendale digitale. Si sta preservando i record digitali originali, non copie cartacee che si accumulano in scatole nei magazzini o nei depositi. Questo consente di creare efficienze migliorando l'automazione delle attività aziendali, fornendo audit accurati e applicando in modo affidabile i propri programmi di registrazione.

Perché hai bisogno di ERM?

ERM è un componente chiave di qualsiasi strategia di trasformazione digitale e sforzo di information governance. Molte organizzazioni hanno una profonda paura degli sforzi ERM perché hanno una storia di aggiunta di rischio e sovraccarico ai progetti. Ma la realtà è che quando si considera l'ERM come parte degli sforzi di gestione delle informazioni, si possono realizzare grandi vantaggi per la propria azienda. Gestendo i documenti elettronicamente, è possibile catturare automaticamente i metadati dei documenti, che il vostro ERM può utilizzare per identificare i documenti, categorizzarli e facilitarne il recupero. Inoltre, i responsabili della gestione dei documenti possono esercitare controlli più stretti sui file, e l'eliminazione delle copie duplicate diventa un semplice compito di manutenzione.

La gestione dei documenti digitali aiuta a garantire che le informazioni vengano catturate, le versioni precedenti rimosse e che le persone possano trovare le informazioni giuste quando ne hanno bisogno. Aiuta a comprendere le decisioni passate e a rispondere alle richieste di eDiscovery, poiché è possibile trovare rapidamente tutte le prove pertinenti. È anche possibile dimostrare che qualsiasi documento richiesto che ha raggiunto la fine del suo programma di conservazione dei documenti sia veramente scomparso.

Inoltre, ERM ti aiuta a raggiungere e dimostrare rapidamente la tua conformità con le politiche interne e i requisiti esterni, così la tua organizzazione può tornare a concentrarsi sulla sua missione.

Quali sono le capacità più importanti di un moderno sistema di gestione dei documenti elettronici?

I sistemi ERM esistono dalla fine degli anni '90. Per anni, si sono integrati con i principali sistemi di gestione documentale. Con l'aumento dei documenti elettronici, i piani di classificazione, la disposizione automatica dei documenti e l'integrazione con il software di archiviazione sono diventati caratteristiche standard delle soluzioni di gestione documentale.

Tuttavia, i sistemi che si limitano a copiare le pratiche di gestione dei documenti dal mondo fisico a quello digitale perdono molti dei vantaggi del lavoro con le informazioni elettroniche. Pertanto, i moderni sistemi di ERM comprendono che i tuoi file digitali non saranno creati o situati nella stessa posizione; devono essere in grado di gestire e inglobare automaticamente i documenti da molteplici fonti (ad esempio, SharePoint, archivi di file ed email). Questi documenti devono poi essere prontamente disponibili per le persone indipendentemente dal loro contesto aziendale.

Anche i sistemi ERM devono essere in grado di gestire i record sul posto. I record non sono istantanee obsolete che vengono scattate e poi archiviate. I record forniscono informazioni che possono guidare i processi aziendali in tutta l'organizzazione.

Ci sono due caratteristiche aggiuntive importanti di un moderno sistema ERM: l'auto-classificazione e la federazione dei record. Entrambe aiutano le persone a concentrarsi di più sul loro lavoro e meno sulla records management che avviene intorno a loro.

• L'auto-classificazione è essenziale per l'accuratezza e la completezza. Anche le persone con le migliori intenzioni sono fallibili e commetteranno errori durante la dichiarazione dei documenti. Altre persone semplicemente tralasceranno il compito; la più grande bugia mai raccontata a un responsabile degli archivi è: “Dichiarerò quei documenti come archivi dopo pranzo.” Rendere automatica la dichiarazione dei documenti toglie il peso dai tuoi dipendenti e assicura che gli archivi siano dichiarati e gestiti correttamente.
• La gestione federata dei documenti consente di gestire i documenti dove risiedono. Storicamente, gli ERM inglobavano tutti i file elettronici e li collocavano in un archivio centrale. Questo ha causato problemi quando le persone avevano bisogno di trovare, accedere e utilizzare i contenuti dopo che erano stati dichiarati un documento. La federazione consente a un ERM di raggiungere altri sistemi, identificare i documenti e metterli sotto una corretta gestione e calendari di conservazione — senza impattare negativamente sui processi aziendali.

Come si sceglie un sistema ERM?

Per scegliere il sistema ERM giusto per la tua organizzazione, devi prendere in considerazione due fattori principali: il tuo attuale livello di esposizione al rischio e la maturità dei tuoi sistemi di gestione delle informazioni. Questi sono strettamente collegati tra loro ma guideranno il tuo processo decisionale da due angolazioni distinte.

Quando si considera il rischio, osservare come vengono attualmente gestiti i record. Sono già memorizzati in un sistema di gestione? Anche se non si tratta di un vero e proprio ERM, avere le proprie informazioni elettroniche già in un'applicazione di gestione delle informazioni è un buon punto di partenza. Se dovesse succedere qualcosa, probabilmente si potrebbe trovare ciò di cui si ha bisogno. Se, d'altra parte, i vostri record sono sui drive di rete personali delle persone e condivisi tramite email, quella è una situazione ad alto rischio.

Questo ci porta alla maturità dell'attuale infrastruttura di gestione delle informazioni. Molte organizzazioni utilizzano una combinazione di sistemi per archiviare le loro informazioni. Questo è normale, poiché diversi gruppi all'interno delle organizzazioni lavorano con le informazioni in modi differenti e hanno bisogno di sistemi che si adattino al loro modo di lavorare. Le organizzazioni più mature se ne rendono conto e si assicurano che i sistemi utilizzati siano noti e si inseriscano nell'architettura più ampia. Le organizzazioni con infrastrutture di gestione delle informazioni meno mature non sono nemmeno sicure di cosa ci sia oltre la posta elettronica e gli strumenti di gestione finanziaria.

Considerando questi due fattori, potete determinare se la vostra organizzazione necessita di un sistema che possa fungere anche da repository per alcuni dei vostri documenti. D'altra parte, potreste aver bisogno di un ERM che agisca semplicemente come gestore delle politiche, applicando controlli ai documenti dove attualmente si trovano. Sapere dove siete e dove state andando farà una grande differenza nella scelta del giusto ERM.

Conclusione

La vera domanda non è se la tua organizzazione ha bisogno di un ERM; è quale tipo di sistema ti serve e quanto lavoro devi fare per migliorare prima i tuoi processi digitali. Gli ERM funzionano meglio quando sono integrati nei tuoi processi aziendali, quindi avere i tuoi processi definiti e digitalizzati è sempre un buon primo passo.

Ricorda, implementare un ERM è più che risolvere un problema di archiviazione documenti. È il passo finale per gestire il tuo mondo digitale e portare sotto controllo i tuoi processi digitali. Catturare i documenti permette alla tua organizzazione di guardare indietro e determinare come fare le cose meglio. Solo comprendendo appieno la dimensione e l'ambito delle tue informazioni elettroniche puoi veramente preparare la tua organizzazione per il mondo digitale del prossimo decennio.