Exemple de politique de gestion des archives

Ci-dessous se trouve un modèle de politique de gestion des archives. Pour l'utiliser au sein de votre organisation, vous devez comprendre pleinement les règles et les lois applicables à votre organisation et modifier le texte d'exemple en conséquence. Par exemple, les périodes de conservation indiquées pourraient ne pas être conformes aux réglementations auxquelles votre organisation est soumise.

Si votre organisation dispose de plusieurs politiques de gestion des documents (par exemple, finance, production, RH), il est utile d'avoir une politique de gestion des documents de base qui définit les responsabilités générales de l'entreprise et comprend un index délimitant les politiques de documents individuelles. Dans cette situation, les politiques individuelles feraient référence à la politique de gestion des documents de l'entreprise et incluraient uniquement les sections pertinentes au champ d'application de la politique individuelle. Cette politique de gestion des documents d'exemple est conçue pour les documents financiers, mais elle comprend tous les composants pour d'autres types de politiques. Les documents financiers ont été choisis pour cet exemple parce qu'ils représentent un type de document que toutes les organisations doivent gérer.

Politique des dossiers financiers d'entreprise : Informations clés

Cette section est un recueil des informations clés pour la politique des archives. Vous devriez la structurer de manière à ce que les lecteurs puissent facilement identifier toutes les informations pertinentes.

Objectif

Dans cette section, vous devez décrire l'objectif de la politique et détailler les facteurs commerciaux qui motivent sa création. Précisez toutes les règles et réglementations spécifiques que votre organisation respecte en mettant en œuvre cette politique et toute considération supplémentaire.

Le but de cette politique est de fournir des orientations et des directives sur la création et la gestion des informations et des archives, ainsi que de clarifier les responsabilités du personnel. Le programme de gestion des archives vise à conserver, protéger, retenir et éliminer les documents conformément aux besoins opérationnels ; aux réglementations fédérales, étatiques et locales ; aux exigences fiscales et légales ; à la valeur historique ; et aux fins de référence commerciale.

Pour les besoins opérationnels internes, tous les dossiers financiers doivent être conservés dans le but de réaliser une analyse financière de l'entreprise au fil du temps. À ce titre, tous les dossiers financiers doivent être conservés pendant un minimum de cinq ans.

À des fins historiques, tous les rapports financiers trimestriels et annuels publics doivent être conservés comme archives permanentes.

Les exigences réglementaires fédérales pertinentes proviennent de la SEC et de l'IRS. La loi Sarbanes-Oxley de 2002 exige que tout le matériel de révision et d'audit financier soit conservé pendant cinq ans. L'IRS stipule que tous les dossiers financiers doivent être conservés jusqu'à sept ans selon les conditions de dépôt. Il n'y a pas d'exigences supplémentaires de la part des autorités étatiques ou locales.

Liens réglementaires [lien vers les références internes et externes par nom et, lorsque c'est possible, un lien direct]

• SOX
• Réglementation de l'IRS

Portée et applicabilité

Précisez qui et quels aspects des activités et des transactions commerciales de l'organisation sont couverts par la politique de gestion des documents. Indiquez les applications et systèmes commerciaux concernés par la politique (courrier électronique, dossiers électroniques, etc.). Précisez si la politique s'applique à l'ensemble de l'organisation, à une division spécifique ou à une zone géographique définie.

Cette politique s'applique à tout le personnel financier de l'ensemble de l'organisation. Elle couvre spécifiquement tous les aspects des activités financières de l'organisation et toutes les informations financières créées ou reçues. Elle concerne les informations et les dossiers stockés dans tous les formats, y compris :

• Documents
• Feuilles de calcul
• Présentations
• E-mail
• Mémorandums
• Procès-verbaux
• Matériaux audiovisuels
• Tous les autres enregistrements électroniques ou numérisés

La politique couvre également toutes les applications utilisées pour créer, gérer ou stocker des informations et des registres financiers, y compris les systèmes officiels de gestion des archives, les courriels, les sites web, les applications de médias sociaux, les bases de données et les systèmes de gestion financière.

Politique

Cela décrit les documents couverts par la politique de conservation des documents et leur calendrier de conservation, définissant comment ils doivent être gérés, rendus disponibles et finalement éliminés. Plusieurs catégories peuvent être définies pour correspondre à différentes règles et réglementations. Il est recommandé de regrouper les documents en un nombre plus restreint de catégories « à grands compartiments » pour simplifier la mise en œuvre de la politique de conservation des documents.

[Il s'agit de la catégorie spécifique d'enregistrements qui s'applique à cet enregistrement. Notez la continuation du schéma de numérotation à partir du nom de la politique.]

[Pour certaines politiques d'archivage, une rétention générique doit être spécifiée pour tous les documents qui entrent dans le champ d'application de la politique d'archivage mais qui ne relèvent pas d'une catégorie spécifique, comme indiqué ci-dessous.]

Rôles et responsabilités

Cette section énumère les rôles et responsabilités pour la politique. Certains rôles et responsabilités, tels que le Propriétaire Exécutif, peuvent être les mêmes dans plusieurs politiques d'enregistrements.

Propriétaire exécutif

Ce rôle doit être membre de l'équipe de direction. Bien que la gestion des archives se fasse dans toute l'organisation, une seule personne doit en assumer la responsabilité. Idéalement, cette personne répond directement au PDG.

Cet exemple énumère le conseiller juridique général, mais de nombreuses organisations n'ont pas de personnel juridique senior à temps plein. Les alternatives incluent le directeur financier (CFO), le directeur des opérations (COO) ou le directeur de l'information (CIO). Cependant, notez que dans de nombreuses organisations, le CIO ne rapporte pas directement au PDG ou agit davantage comme un directeur de la technologie (CTO) et pourrait donc ne pas comprendre pleinement l'aspect commercial des informations qu'ils gèrent.

Attribué à : Conseiller général

Responsabilités :

• Agissez en tant que parrain exécutif pour le programme de gestion des documents
• Établissez la vision, les objectifs et les buts du programme de gestion des archives
• Assurez-vous que le programme de gestion des documents reçoit des ressources adéquates
• Surveillez la conformité aux politiques de gestion des archives de l'organisation

Propriétaire de la politique

Ce rôle est le propriétaire commercial du domaine des documents d'entreprise. Il s'agit de la personne la plus haut placée qui utilise directement les documents couverts par la politique. Dans le cas d'une politique unique de documents pour toute l'organisation, il peut s'agir du COO ou de la même personne que le Propriétaire Exécutif.

Attribué à : CFO

Responsabilités :

• Maîtrisez la politique de gestion des enregistrements
• Vérifiez que la politique de gestion des enregistrements est mise en œuvre
• Vérifiez que la politique de gestion des enregistrements est respectée
• Révisez annuellement la politique de gestion des archives pour garantir qu'elle est à jour avec les dernières exigences industrielles et organisationnelles

Gestionnaire de dossiers

Il se peut que ce soit la même personne que le propriétaire de la politique, quelqu'un du personnel du propriétaire de la politique ou un poste dédié au sein de l'organisation. Cela dépend du volume de documents papier et électroniques ainsi que du niveau d'automatisation mis en œuvre au sein de l'organisation.

Attribué à : Finance Records Manager

Responsabilités :

• Responsable du stockage des archives papier
• Définissez des procédures de gestion des documents pour les archives financières
• Effectuez régulièrement un examen de la disposition des registres financiers
• Créez et dispensez une formation sur la politique de gestion des archives au personnel financier

Support technologique

Il s'agit généralement du propriétaire de l'organisation informatique qui soutient le propriétaire de la politique. L'étendue de ce rôle dépendra fortement de la maturité du programme de gestion des documents électroniques.

Attribué à : CIO

Responsabilités :

• Maintenez les systèmes de gestion des archives électroniques
• Assurez la conformité du système à la politique de gestion des archives
• Maintenez des registres d'audit complets pour les documents électroniques pendant toute la durée de leur période de conservation
• Fournissez des rapports montrant l'utilisation du système et la conformité à la politique de gestion des enregistrements
• Empêchez l'accès ou la modification non autorisés des enregistrements électroniques
• Assurez la protection des enregistrements, y compris une sauvegarde sécurisée pour le stockage des enregistrements qui permet une récupération adéquate en cas de sinistre

Créateurs et utilisateurs d'enregistrements

Si possible, la déclaration et la catégorisation des enregistrements devraient être entièrement automatisées. Cela est plus facile avec les documents centrés sur les processus ou qui peuvent être catégorisés de manière générale, par exemple, les documents financiers. L'objectif est de retirer le fardeau, réel ou perçu, de la gestion des enregistrements de l'employé moyen.

Attribué à : Personnel financier

Responsabilités :

• Stockez correctement tous les documents financiers électroniquement dans le référentiel de contenu d'entreprise
• Identifiez le contenu des documents financiers grâce à des conventions de nommage et de métadonnées définies
• Envoyez des liens de référence vers des documents en interne et non le document réel par e-mail et chat pour limiter la prolifération des copies de documents

Annexe : Définitions

Si vous avez plusieurs politiques, il est préférable de simplement fournir un lien vers une ressource externe avec les définitions, afin qu'elles soient cohérentes pour toutes les politiques et que vous n'ayez pas à mettre à jour chaque politique lorsque vous modifiez une définition.

Disposition : L'action entreprise sur un enregistrement à la fin d'une période de conservation.

Enregistrement : Un document ou une autre pièce d'information qui a été déclaré comme un enregistrement et placé sous conservation.

Déclaration d'enregistrement : Le processus consistant à prendre un document ou une autre pièce d'information, qu'il soit papier ou électronique, et à le placer sous conservation des archives. Le document est considéré comme un enregistrement une fois ce processus terminé.

Rétention : Le processus de protection et de gestion d'un enregistrement.

Période de conservation : La durée pendant laquelle un enregistrement est conservé.

Calendrier de conservation : La politique détaillée décrivant la durée de conservation d'un enregistrement et ce qui lui arrive tout au long de son cycle de vie.

Version : Une itération d'un document. Un document peut avoir une version majeure (1.0, 2.0, 3.0, etc.) et des versions mineures (1.1, 1.2, 1.3, etc.).