Qu'est-ce que la gestion des documents électroniques ?

Si vous faites attention pendant votre journée, vous verrez beaucoup de papier circuler. La plupart ont commencé sous forme numérique. Les gens peuvent imprimer des copies pour plus de commodité, mais le fichier électronique original se trouve sur un ordinateur quelque part. En ce qui concerne les archives, le même comportement s'applique. Il existe de nombreux dossiers physiques, mais la plupart de ces dossiers ont une origine numérique.

Votre organisation devrait gérer autant de ses archives que possible électroniquement. Bien qu'il puisse être trop de travail de numériser tous vos anciens documents, vous devez gérer les nouveaux enregistrements en tant que documents électroniques dans un système de electronic records management. Comme nous le verrons dans un instant, cette approche vous permet d'effectuer des tâches améliorées et réduit la charge de travail de vos gestionnaires de documents.

Qu'est-ce que la gestion des documents électroniques ?

La gestion des documents électroniques (ERM) est la gestion des fichiers et documents électroniques en tant qu'archives. La principale différence entre l'ERM et la gestion traditionnelle des archives physiques réside dans l'accent mis sur le sujet. L'ERM capture les archives dans le cadre d'un processus commercial numérique. Vous préservez les archives numériques originales, et non des copies papier qui s'accumulent dans des boîtes dans des salles de stockage ou des entrepôts. Cela vous permet de créer des efficacités en améliorant l'automatisation de vos activités commerciales, en fournissant un audit précis et en appliquant vos calendriers d'archives de manière fiable.

Pourquoi avez-vous besoin d'ERM ?

La GED est un composant clé de toute stratégie de transformation numérique et d'effort de information governance. De nombreuses organisations ont une peur profonde des efforts de GED car elles ont une histoire d'ajout de risques et de surcharge aux projets. Mais la réalité est que lorsque vous considérez la GED comme faisant partie de vos efforts de gestion de l'information, vous pouvez réaliser de grands bénéfices pour votre entreprise. En gérant les documents électroniquement, vous pouvez capturer automatiquement les métadonnées des documents, que votre GED peut utiliser pour identifier les documents, les catégoriser et faciliter leur récupération. De plus, vos gestionnaires de documents peuvent mettre en place des contrôles plus stricts sur les fichiers, et l'élimination des copies en double devient une simple tâche de maintenance.

La gestion des archives numériques garantit que les informations sont capturées, que les anciennes versions sont supprimées et que les personnes peuvent trouver les bonnes informations lorsqu'elles en ont besoin. Elle vous aide à comprendre les décisions passées et à répondre aux demandes d'eDiscovery, car vous pouvez rapidement trouver toutes les preuves pertinentes. Vous pouvez également prouver que tout document demandé ayant atteint la fin de son calendrier de conservation des archives a bien été supprimé.

De plus, ERM vous aide à atteindre et à prouver rapidement votre conformité avec les politiques internes et les exigences externes, afin que votre organisation puisse se remettre à remplir sa mission.

Quelles sont les capacités les plus importantes d'un système moderne de gestion des documents électroniques ?

Les systèmes ERM existent depuis la fin des années 1990. Pendant des années, ils se sont intégrés aux principaux systèmes de gestion de documents. Avec l'augmentation des enregistrements électroniques, les plans de classement, l'élimination automatisée des enregistrements et l'intégration avec les logiciels d'archivage sont devenus des fonctionnalités standard des solutions de gestion de documents.

Cependant, les systèmes qui se contentent de copier les pratiques de gestion des documents du monde physique au monde numérique passent à côté de nombreux avantages du travail avec des informations électroniques. Par conséquent, les systèmes modernes de Gestion Électronique des Documents (GED) comprennent que vos fichiers numériques ne seront pas créés ni résideront au même endroit ; ils doivent pouvoir gérer et intégrer automatiquement des documents provenant de multiples sources (par exemple, SharePoint, des espaces de stockage de fichiers et des emails). Ces documents doivent ensuite être facilement accessibles aux personnes, indépendamment de leur contexte professionnel.

Les systèmes ERM doivent également être capables de gérer les enregistrements sur place. Les enregistrements ne sont pas de simples instantanés obsolètes qui sont pris puis archivés. Les enregistrements fournissent des informations qui peuvent piloter les processus commerciaux dans toute l'organisation.

Il existe deux caractéristiques supplémentaires importantes d'un système moderne de gestion des risques d'entreprise (ERM) : l'auto-classification et la fédération des enregistrements. Chacune d'elles aide les personnes à se concentrer davantage sur leur travail et moins sur la records management qui se déroule autour d'eux.

• L'auto-classification est essentielle pour la précision et l'exhaustivité. Même les personnes avec les meilleures intentions sont faillibles et feront des erreurs lors de la déclaration des dossiers. D'autres personnes vont tout simplement ignorer la tâche; le plus grand mensonge jamais dit à un gestionnaire de documents est : « Je déclarerai ces documents comme archives après le déjeuner. » Rendre la déclaration des dossiers automatique enlève le fardeau de vos employés et assure que les archives sont déclarées et gérées correctement.
• La gestion fédérée des enregistrements vous permet de gérer les archives là où elles se trouvent. Historiquement, les ERMs ingéraient tous les fichiers électroniques et les plaçaient dans un dépôt central. Cela a conduit à des problèmes lorsque les gens avaient besoin de trouver, d'accéder et d'utiliser le contenu après qu'il ait été déclaré comme un enregistrement. La fédération permet à un ERM de se connecter à d'autres systèmes, d'identifier les enregistrements et de les placer sous une gestion et des calendriers de conservation appropriés — sans impacter négativement les processus commerciaux.

Comment choisir un système ERM ?

Pour choisir le bon système ERM pour votre organisation, vous devez prendre en compte deux facteurs principaux : votre niveau actuel d'exposition au risque et la maturité de vos systèmes de gestion de l'information. Ces éléments sont étroitement liés mais orienteront votre processus de décision sous deux angles distincts.

Lorsque vous évaluez les risques, examinez comment les dossiers sont actuellement gérés. Sont-ils déjà stockés dans un système de gestion ? Même s'il ne s'agit pas d'un ERM approprié, le fait d'avoir vos informations électroniques déjà dans une application de gestion de l'information est un bon début. Si quelque chose se produisait, vous pourriez probablement trouver ce dont vous avez besoin. Si, en revanche, vos dossiers se trouvent sur les disques réseau personnels des gens et sont partagés par e-mail, c'est une situation à haut risque.

Cela nous amène à la maturité de votre infrastructure actuelle de gestion de l'information. De nombreuses organisations utilisent un mélange de systèmes pour stocker leurs informations. C'est normal, puisque différents groupes au sein des organisations travaillent avec l'information de différentes manières et ils ont besoin de systèmes qui correspondent à leur façon de travailler. Les organisations plus matures réalisent cela et s'assurent que les systèmes utilisés sont connus et s'intègrent dans l'architecture globale. Les organisations avec des infrastructures de gestion de l'information moins matures ne sont même pas sûres de ce qui existe au-delà de l'email et des outils de gestion financière.

En examinant ces deux facteurs, vous pouvez déterminer si votre organisation a besoin d'un système qui puisse également servir de dépôt pour certains de vos dossiers. D'autre part, vous pourriez avoir besoin d'un ERM qui agit simplement comme un gestionnaire de politiques, appliquant des contrôles aux dossiers là où ils se trouvent actuellement. Savoir où vous êtes et où vous allez fera une grande différence dans le choix du bon ERM.

Conclusion

La véritable question n'est pas de savoir si votre organisation a besoin d'un ERM ; il s'agit plutôt de déterminer quel type de système vous nécessitez et quel travail vous devez accomplir pour améliorer vos processus numériques en premier lieu. Les ERM fonctionnent mieux lorsqu'ils sont intégrés dans vos processus d'affaires, donc avoir vos processus définis et numérisés est toujours une bonne première étape.

N'oubliez pas, mettre en œuvre un ERM est bien plus que résoudre un problème de documents. C'est l'étape finale pour gérer votre monde numérique et maîtriser vos processus numériques. La capture de documents permet à votre organisation de se retourner et de déterminer comment améliorer les choses. Ce n'est qu'en saisissant pleinement l'ampleur et la portée de vos informations électroniques que vous pourrez véritablement préparer votre organisation pour le monde numérique de la prochaine décennie.