Création d'un journal d'audit NetSuite

NetSuite est une plateforme extrêmement robuste qui gère et produit une tonne de données. Travailler efficacement avec ces données, surtout lors de la préparation d'un audit, nécessite une compréhension complète des outils disponibles dans NetSuite et des solutions tierces qui les complètent.

Pour vous aider à démarrer sur la première partie de cette équation, dans cet article, nous avons condensé les parties pertinentes du NetSuite’s Administrator Guide pour suivre et documenter les activités critiques sur la plateforme.

Utilisation des pistes d'audit NetSuite pour suivre les enregistrements financiers clés

Les notes du système NetSuite capturent chaque fois qu'un utilisateur crée, modifie ou supprime une transaction. Les informations disponibles incluent : tous les utilisateurs impliqués dans l'historique de cette transaction, l'action de chaque utilisateur, le rôle de l'utilisateur, la date et l'heure de cette action, s'il y avait un compte impacté, et le montant après le changement.

Les notes système peuvent constituer la base d'un journal d'audit Netsuite complet, mais elles produisent souvent trop d'informations, laissant les équipes surchargées et stressées lors de la préparation à la conformité ou du dépannage d'un problème. Les pistes d'audit NetSuite sont essentiellement des recherches hautement ciblées de notes système. NetSuite est livré avec plusieurs, bien que la plus pertinente pour le reporting financier soit la Transaction Audit Trail.

La fonctionnalité Transaction Audit Trail de NetSuite recherche ces informations dans les notes système et offre plusieurs façons de les consulter. Selon la nature de la transaction et ce que vos auditeurs souhaitent voir, vous pouvez filtrer les résultats par :

• Utilisateur
• Action effectuée (créer, modifier ou supprimer)
• Plage de dates
• Montant

et d'autres critères. Après avoir exécuté la recherche, les résultats sont collectés dans la page des résultats d'audit — un journal d'audit NetSuite avec un résumé utile en une ligne pour chaque transaction.

Parmi les autres enregistrements financiers clés que vous pouvez suivre à l'aide des pistes d'audit et des notes système de NetSuite, on trouve :

• Suppressions de transactions : Pour récupérer des informations sur les enregistrements supprimés, utilisez le type de recherche « Enregistrement supprimé ». Pour rechercher des transactions supprimées, sélectionnez le filtre ‘Transaction’ pour le champ Type d'enregistrement de la recherche.
• Modifications de la reconnaissance des revenus : Vous pouvez accéder aux notes du système pour consulter les enregistrements de gestion des revenus avancés — incluant les arrangements de revenus, les éléments de revenus, les règles de reconnaissance des revenus, les plans de reconnaissance des revenus et les enregistrements de configuration des revenus avancés.
• Modifications des écritures de journal : Les écritures de journal dans NetSuite comprennent un sous-onglet « Informations Système » qui inclut des notes système, une liste des workflows actifs sur l'écriture de journal et un historique des workflows exécutés contre l'écriture de journal.
• Connexions des utilisateurs : Vous pouvez utiliser le Login Audit Trail pour suivre les utilisateurs de compte, quand ils se sont connectés, et d'où. Les notes du système captureront également les changements de mot de passe pour les employés, clients, fournisseurs, partenaires et prospects.

Création de journaux d'audit NetSuite pour les modifications de données et de configuration

Les pistes d'audit NetSuite et les notes système sont également utiles pour suivre les modifications de données et de configuration, et pour démontrer un contrôle des changements rigoureux aux auditeurs. Une recherche générale dans les notes système affichera les modifications apportées à tous les types d'enregistrements, bien que cela puisse être filtré pour fournir des résultats plus spécifiques. Les notes système individuelles comprennent un champ Contexte, qui décrit la méthode spécifique utilisée pour effectuer la modification (c'est-à-dire, si cela a été fait via l'interface utilisateur, via un SuiteScript, etc.

Audit des modifications apportées aux fonctionnalités activées

La page Activer les fonctionnalités (Configuration > Société > Activer les fonctionnalités) indique quelles fonctionnalités sont actuellement activées pour être utilisées dans un compte NetSuite. Il convient de noter que la page Fonctionnalités activées n'a pas d'onglet Notes Système, donc vous devrez manuellement créer une recherche de notes système enregistrée pour la page. Vous pouvez exécuter cette recherche régulièrement pour suivre les modifications des fonctionnalités activées.

Audit des modifications des paramètres de configuration

La plupart des modifications apportées aux paramètres de configuration générale ayant un impact financier sont documentées dans les notes système du journal d'audit NetSuite. Certaines des zones couvertes incluent : les informations de l'entreprise, les préférences générales, les listes comptables et la configuration fiscale.

Audit des modifications apportées aux objets de personnalisation

Les notes du système capturent également des informations sur les modifications apportées aux objets de personnalisation suivants :

• Listes personnalisées et enregistrements personnalisés
• Champs personnalisés
• Formulaires personnalisés
• SuiteScripts
• Rapports personnalisés et recherches sauvegardées

Audit des préférences de compte

Les pages de configuration des Fonctionnalités Activées, des Préférences Générales et des Préférences Comptables incluent toutes un lien vers une page de Piste d'Audit. Là, les administrateurs peuvent utiliser la Piste d'Audit pour examiner une liste de modifications, y compris les noms des préférences et fonctionnalités modifiées, qui les a modifiées, quand elles ont été modifiées, quelles étaient les valeurs de la préférence avant et après la modification, et si les fonctionnalités modifiées étaient activées ou désactivées.

Documentation des changements dans un journal d'audit NetSuite

Pris isolément, les notes système et les pistes d'audit NetSuite ne remplacent pas une documentation de changement appropriée. Le Guide de l'administrateur recommande spécifiquement que les organisations développent et mettent en œuvre un journal d'audit NetSuite standardisé pour documenter les demandes de changement. Pour répondre aux exigences d'audit, un formulaire de demande de changement doit inclure ce qui suit :

• Nom du demandeur
• Date de la demande de changement
• Description de la demande de changement
• Raison du changement
• Responsable de la mise en œuvre du changement
• Autorisation de commencer les travaux pour mettre en œuvre le changement

Il existe de nombreuses façons de procéder — les dossiers partagés et Google Docs sont courants — mais si vous souhaitez réconcilier les demandes et les approbations avec les notes systèmes, vous avez besoin d'un système tiers comme Netwrix Strongpoint.

Suivi des exceptions

Peu importe comment vous enregistrez les modifications dans NetSuite, votre journal d'audit doit être capable de prendre en compte les exceptions et de garantir que les détails de votre exception ont été correctement documentés. Par exemple, un développeur peut être amené à intervenir directement dans le code de production pour corriger rapidement un problème — ce qui signifie ensuite qu'il devra rétroagir dans vos comptes de test et de développement. Dans cet exemple, ce changement d'urgence devrait être documenté sur le formulaire de demande, y compris des informations sur qui a effectué le changement dans le compte de production, quand il a été effectué et pourquoi il n'a pas suivi les procédures normales. Il est important de capturer ces détails comme preuve pour les auditeurs.

Le suivi des exceptions est un autre domaine dans lequel Netwrix Strongpoint peut considérablement réduire les difficultés de préparation de l'audit. Notre système de gestion des changements signale automatiquement les modifications non conformes (c'est-à-dire, tout ce qui n'a pas suivi la politique d'approbation appropriée) et les rassemble dans un seul rapport pour une révision et une autorisation faciles. Voici une démonstration rapide :

Création de journaux d'audit NetSuite plus efficaces avec Netwrix Strongpoint

Nous adorons vanter les mérites de NetSuite — c'est une plateforme hautement personnalisable et puissante avec plus de fonctionnalités que nous ne pouvons en compter. Mais, en partie à cause de cette personnalisation, la plateforme laisse la plupart du travail préparatoire à la conformité à la charge de ses utilisateurs. Cela signifie que pour créer un journal d'audit NetSuite efficace, vous devez d'abord comprendre vos propres processus d'affaires et l'utilisation de votre système.

En d'autres termes, bien que les pistes d'audit de NetSuite, les notes système et les outils d'audit prêts à l'emploi associés constituent la base d'un bon cadre de gouvernance, un soutien supplémentaire peut aider à automatiser le processus et à éliminer une grande partie du travail manuel impliqué.