Comment une entreprise SaaS cotée en bourse a développé des contrôles de changement prêts pour l'audit en moins de deux semaines en utilisant Netwrix Platform Governance

Défi

• Suivi et documentation inadéquats
  Au départ, Smartsheet s'appuyait sur des captures d'écran et des tableurs pour suivre les approbations de modification dans NetSuite. Ce processus manuel était non seulement laborieux mais également sujet à des erreurs, sans moyen efficace de capturer chaque changement, en particulier ceux qui passaient involontairement à travers.
• Une quantité écrasante de données de journaux d'audit
  Les tentatives de Smartsheet pour auditer les modifications à l'aide de notes système ont été submergées par le volume de données généré—environ 600 000 lignes provenant de l'historique du journal d'audit d'un seul mois. Cette énorme quantité de données était impraticable à trier manuellement sans augmenter considérablement la taille de leur équipe.
• Pressions de conformité SOX
  En tant qu'entreprise cotée en bourse, Smartsheet était soumise à des exigences strictes en vertu de la loi Sarbanes-Oxley (SOX) pour maintenir des registres précis des modifications de l'ERP. Cela nécessitait une solution capable non seulement de gérer la documentation mais aussi de garantir que toutes les modifications puissent résister à l'examen des auditeurs.
• Calendrier d'implémentation urgent
  Avec une échéance fiscale imminente, Smartsheet devait mettre en place rapidement des contrôles de changement détectifs—dans les quatre mois précédant le début de leur prochain exercice fiscal.

Solution Netwrix

Pour une entreprise cotée en bourse comme Smartsheet, tout ce qui réduit le stress et augmente la certitude autour de la préparation de l'audit est une très bonne chose. Smartsheet a recherché une solution comme Platform Governance après avoir rencontré des défis lors de leur premier audit SOX, réalisant la nécessité de contrôles de changement robustes pour prendre en compte les changements d'urgence. Malgré l'utilisation initiale de méthodes manuelles telles que des captures d'écran et des tableurs, ils ont eu du mal à suivre efficacement tous les changements, ce qui les a amenés à rechercher un système de gestion des changements complet avec des contrôles détectifs pour garantir la préparation de l'audit.

• Rapports complets sur les modifications et la conformité. Avec Platform Governance, Smartsheet a acquis la capacité de générer des rapports détaillés qui montrent non seulement les modifications non conformes mais aussi mettent en évidence la manière dont ces problèmes ont été résolus. Ces rapports sont cruciaux lors des audits pour démontrer l'approche proactive de l'entreprise dans la gestion et la correction des problèmes de conformité. Ils servent de preuve de l'engagement de l'entreprise à maintenir des contrôles internes rigoureux et à garantir que chaque aspect de leur système ERP est auditable et transparent.
• Économies de temps et concentration accrue. L'introduction de Platform Governance a automatisé les systèmes et a permis à Smartsheet de réaliser d'importantes économies de temps, notamment dans le domaine des révisions d'audit mensuelles. Auparavant, ces tâches prenaient 15 à 20 heures par mois, elles sont désormais gérées automatiquement par Platform Governance, libérant ainsi l'équipe pour se concentrer sur des initiatives stratégiques plutôt que sur des contrôles de conformité routiniers. Ce changement optimise non seulement la productivité mais réduit également le stress et la charge de travail des équipes des systèmes informatiques et financiers, favorisant un environnement de travail plus concentré et efficace.
• Documentation automatisée et suivi de la conformité. En passant de méthodes de suivi manuelles qui s'appuyaient sur des feuilles de calcul et des captures d'écran, Netwrix Platform Governance a automatisé les pistes d'audit et la documentation de conformité de Smartsheet. Cette automatisation a considérablement réduit la probabilité d'erreurs humaines et a garanti que chaque changement de système était enregistré et facilement accessible. Ce niveau de documentation est essentiel pour se conformer aux normes d'audit et prouver la conformité lors des audits SOX, car il fournit des enregistrements clairs et sans équivoque de tous les changements.

Principaux avantages

• Gestion de la conformité améliorée
• Mise en œuvre rationalisée
• Économie de temps pour la préparation de l'audit