Hull College automatise les flux de travail de rétention des données pour une conformité continue au RGPD

Défi

• Appliquez les exigences de rétention du GDPR pour des millions de dossiers d'étudiants
  Hull College stocke des millions de fichiers contenant des informations personnelles des étudiants. Pour se conformer aux règles de rétention des données du GDPR, l'équipe informatique avait besoin d'une visibilité complète sur ces fichiers et de la capacité à faire respecter les périodes de rétention appropriées. Pour garantir la précision et éviter de retarder d'autres initiatives informatiques, ils ont cherché à automatiser la découverte et la classification des données.
• Répondez efficacement aux DSARs à grande échelle
  Le collège doit traiter les demandes d'accès des personnes concernées (DSARs) rapidement et avec précision. Étant donné le volume de données stockées, les recherches manuelles n'étaient pas réalisables. L'équipe informatique avait besoin d'une méthode automatisée pour localiser les informations réglementées à travers tous les systèmes.
• Renforcez la sécurité en détectant les activités à haut risque
  Pour mieux protéger les ressources sensibles, l'équipe informatique souhaitait avoir un aperçu des activités inhabituelles dans l'environnement. Ils avaient besoin d'alertes sur les événements critiques — y compris l'escalade de privilèges, les tentatives d'accès aux données financières ou RH, et les suppressions de fichiers suspectes — pour atténuer rapidement les menaces potentielles.

Solution Netwrix

John Bayes, directeur informatique au Hull College, a choisi Netwrix plutôt que d'autres solutions en raison de sa grande fonctionnalité immédiate et de sa facilité de configuration et d'utilisation. Il était important pour lui que la courbe d'apprentissage soit minimale, car son équipe était déjà débordée.

• Gouvernance des données améliorée.John a immédiatement utilisé Netwrix Data Classification pour scanner les serveurs de fichiers du collège. Après avoir consulté les propriétaires des données, il a pu archiver plus de la moitié des enregistrements, puisqu'ils n'étaient plus nécessaires, et mettre en place des politiques de rétention appropriées pour le reste des fichiers. John a également classifié tous les documents contenant des informations personnelles identifiables des étudiants et peut maintenant facilement s'assurer qu'ils sont stockés uniquement dans des emplacements sécurisés.
• Réponse simplifiée aux DSAR.Netwrix Data Classification aide également l'équipe informatique à trouver et exporter efficacement toutes les données personnelles associées à une personne qui soumet une DSAR. En fait, cela prend généralement seulement 5 minutes pour lancer une recherche et récupérer tous les dossiers pertinents. Par conséquent, John peut s'assurer que l'organisation remplit ses obligations de confidentialité sans retarder d'autres projets.
• Détection d'incidents améliorée. Les rapports quotidiens de Netwrix Auditor récapitulent les activités des utilisateurs à travers l'environnement informatique et mettent en évidence les zones qui pourraient nécessiter une attention rapide, telles que les élévations de privilèges, les modifications de machines virtuelles et les changements de données sensibles. John apprécie également les alertes sur les comportements utilisateurs anormaux, tels que les multiples échecs de connexion et les tentatives d'accès aux dossiers financiers ou RH, qui l'aident à détecter les acteurs malveillants avant qu'ils ne puissent causer de réels dommages.

Principaux avantages

• Automatise les workflows de rétention des données
• Accélère le traitement des DSARs
• Alertes sur des activités potentiellement nuisibles