Ejemplo de política de gestión de registros

A continuación se presenta una plantilla para una política de gestión de registros. Para utilizarla en su organización, necesita comprender completamente las normas y leyes que se aplican a su organización y modificar el texto de muestra en consecuencia. Por ejemplo, los períodos de retención enumerados podrían no cumplir con las regulaciones a las que está sujeta su organización.

Si su organización tiene múltiples políticas de registros (por ejemplo, finanzas, fabricación, RRHH), es útil contar con una política de registros central que defina las responsabilidades corporativas generales e incluya un índice que delimite las políticas de registros individuales. En esa situación, las políticas individuales harían referencia a la política de registros corporativos e incluirían solo las secciones relevantes al alcance de la política individual. Esta muestra de política de gestión de registros está diseñada para registros financieros, pero incluye todos los componentes para otros tipos de políticas. Se eligieron los registros financieros para este ejemplo porque son un tipo de registro que todas las organizaciones deben gestionar.

Política de Registros Financieros Corporativos: Información Clave

Esta sección es una recopilación de la información clave para la política de registros. Debe estructurarse de manera que los lectores puedan identificar fácilmente toda la información relevante.

Propósito

En esta sección, debe describir el propósito de la política y detallar los factores impulsadores del negocio para crearla. Detalle cualquier regla y regulación específica que su organización cumple al implementar esta política y cualquier consideración adicional.

El propósito de esta política es proporcionar orientación y dirección sobre la creación y gestión de información y registros y aclarar las responsabilidades del personal. El programa de gestión de registros tiene como objetivo mantener, proteger, retener y desechar los registros de acuerdo con las necesidades operativas; regulaciones del gobierno federal, estatal y local; requisitos fiscales y legales; valor histórico; y fines de referencia comercial.

Para las necesidades operativas internas, todos los registros financieros deben conservarse con el fin de realizar un análisis financiero de la empresa a lo largo del tiempo. Como tal, todos los registros financieros deben mantenerse por un mínimo de cinco años.

Por motivos históricos, todos los informes financieros trimestrales y anuales públicos deben conservarse como registros permanentes.

Los requisitos reglamentarios federales pertinentes provienen de la SEC y el IRS. La Ley Sarbanes-Oxley de 2002 exige que todo el material de revisiones y auditorías financieras se conserve durante cinco años. El IRS establece que todos los registros financieros deben conservarse hasta por siete años, dependiendo de las condiciones de presentación. No hay requisitos adicionales por parte de autoridades estatales o locales.

Vínculos regulatorios [enlace tanto a referencias internas como externas por nombre y cuando sea posible, un enlace directo]

• SOX
• Regulación del IRS

Alcance y Aplicabilidad

Especifique quién y qué aspectos de los negocios y transacciones comerciales de la organización cubre la política de registros. Indique las aplicaciones y sistemas comerciales que la política abarca (correo electrónico, registros electrónicos, etc.). Indique si la política cubre toda la organización, una división específica o un área geográfica definida.

Esta política se aplica a todo el personal financiero de toda la organización. Cubre específicamente todos los aspectos del negocio financiero de la organización y toda la información financiera creada o recibida. Incluye información y registros almacenados en todos los formatos, incluyendo:

• Documentos
• Hojas de cálculo
• Presentaciones
• Correo electrónico
• Memorandos
• Minutos
• Materiales audiovisuales
• Todos los demás registros electrónicos o escaneados

La política también cubre todas las aplicaciones utilizadas para crear, gestionar o almacenar información y registros financieros, incluyendo los sistemas oficiales de gestión de registros, correo electrónico, sitios web, aplicaciones de redes sociales, bases de datos y sistemas de gestión financiera.

Política

Esto describe los registros cubiertos por la política de registros y su calendario de retención, definiendo cómo deben ser gestionados, puestos a disposición y finalmente eliminados. Puede haber varias categorías definidas para correlacionarse con diferentes normas y regulaciones. Se recomienda agrupar los documentos en un menor número de categorías de 'gran capacidad' para simplificar la implementación de la política de registros.

[Esta es la categoría específica de registros que se aplica a este registro. Observe la continuación del esquema de numeración desde el nombre de la política.]

[Para algunas políticas de registros, se debe especificar una retención genérica para todos los documentos que estén dentro del alcance de la política de registros pero que no caigan en una categoría específica, como se muestra a continuación.]

Roles y Responsabilidades

Esta sección enumera los roles y responsabilidades para la política. Algunos roles y responsabilidades, como el Propietario Ejecutivo, pueden ser los mismos en múltiples políticas de registros.

Propietario Ejecutivo

Este debe ser un rol que sea miembro del equipo de liderazgo ejecutivo. Aunque la gestión de registros ocurre en toda la organización, una sola persona necesita asumir la responsabilidad. Idealmente, esta persona responde directamente al CEO.

Este ejemplo enumera al Asesor Jurídico General, pero muchas organizaciones no cuentan con un personal legal senior a tiempo completo. Las alternativas incluyen al Director Financiero (CFO), Director de Operaciones (COO) o Director de Información (CIO). Sin embargo, cabe destacar que en muchas organizaciones, el CIO no reporta directamente al CEO o actúa más como un Director de Tecnología (CTO) y por lo tanto podría no comprender completamente el lado empresarial de la información que gestionan.

Asignado a: Consejero General

Responsabilidades:

• Actúe como patrocinador ejecutivo para el programa de gestión de registros
• Establezca la visión, los objetivos y las metas del programa de gestión de registros
• Asegúrese de que el programa de gestión de registros reciba recursos adecuados
• Monitoree el cumplimiento de las políticas de gestión de registros de la organización

Propietario de la política

Este rol es el propietario empresarial del dominio de los documentos comerciales. Esta es la persona de mayor rango que utiliza directamente los registros cubiertos por la política. En el caso de una política de registros única para toda la organización, puede ser el COO o la misma persona que el Propietario Ejecutivo.

Asignado a: CFO

Responsabilidades:

• Sea el dueño de la política de gestión de registros
• Verifique que la política de gestión de registros esté implementada
• Verifique que se siga la política de gestión de registros
• Revise la política de gestión de registros anualmente para asegurarse de que esté actualizada con los últimos requisitos de la industria y la organización

Records Manager

Esta puede ser la misma persona que el propietario de la política, alguien del personal del propietario de la política o un puesto dedicado dentro de la organización. Depende del volumen de registros tanto en papel como electrónicos, así como del nivel de automatización implementado dentro de la organización.

Asignado a: Finance Records Manager

Responsabilidades:

• Responsable del almacenamiento de registros en papel
• Defina procedimientos de gestión de registros para registros financieros
• Realice revisiones periódicas del estado de los registros financieros
• Cree y entrega formación sobre políticas de gestión de registros al personal financiero

Soporte Tecnológico

Este suele ser el propietario de la organización de TI que apoya al Propietario de la Política. El alcance de este rol dependerá en gran medida de la madurez del programa de gestión de registros electrónicos.

Asignado a: CIO

Responsabilidades:

• Mantenga los sistemas de gestión de registros electrónicos
• Asegúrese de que el sistema cumpla con la política de gestión de registros
• Mantenga registros de auditoría completos para los registros electrónicos durante el período de retención de los mismos
• Proporcione informes que muestren el uso del sistema y el cumplimiento de la política de gestión de registros
• Evitar el acceso o modificación no autorizados de registros electrónicos
• Asegure la protección de los registros, incluyendo una copia de seguridad segura para el almacenamiento de los registros que permita una recuperación de desastres adecuada

Creadores y usuarios de registros

Si es posible, la declaración y categorización de registros debería ser completamente automatizada. Esto es más fácil con documentos que son centrados en procesos o que pueden ser categorizados de manera amplia, por ejemplo, documentos financieros. El objetivo es eliminar la carga, real o percibida, de la gestión de registros del empleado promedio.

Asignado a: Personal de Finanzas

Responsabilidades:

• Properly store all finance documents electronically in the corporate content repository
• Identifique el contenido de documentos financieros mediante convenciones de nomenclatura y metadatos definidos
• Envíe enlaces de referencia a documentos internamente y no el documento real por correo electrónico y chat para limitar la proliferación de copias del documento

Apéndice: Definiciones

Si tienes varias políticas, lo mejor es simplemente proporcionar un enlace a un recurso externo con las definiciones, para que sean consistentes en todas las políticas y no tengas que actualizar cada política cuando modifiques una definición.

Disposición: La acción realizada sobre un registro al final de un período de retención.

Registro: Un documento u otra pieza de información que ha sido declarado un registro y puesto bajo retención.

Declaración de registro: El proceso de tomar un documento u otra pieza de información, ya sea en papel o electrónico, y colocarlo bajo retención de registros. El documento se considera un registro después de que este proceso se completa.

Retención: El proceso de proteger y gestionar un registro.

Período de retención: La duración por la cual se conserva un registro.

Calendario de retención: La política detallada que describe cuánto tiempo se conserva un registro y qué sucede con él a lo largo de su ciclo de vida.

Versión: Una iteración de un documento. Un documento puede tener una versión mayor (1.0, 2.0, 3.0, etc.) y versiones menores (1.1, 1.2, 1.3, etc.).