Cinco razones para abandonar los métodos manuales de Data Classification

¿Qué es la data classification y qué tan difícil es? A primera vista, la clasificación de datos no parece difícil. Hay cuatro pasos clave en el proceso:

1. Incorporación de activos, como correos electrónicos y documentos electrónicos, en el registro de activos
2. Clasificando cada activo de acuerdo con su sensibilidad
3. Etiquetando el activo basado en cómo está clasificado
4. Manejo del activo basado en su clasificación (por ejemplo, cifrando correos electrónicos que están clasificados como “confidenciales”)

Realizar estos pasos manualmente requiere capacitar a los propietarios de los datos u otros usuarios para clasificar documentos de acuerdo con su Netwrix Data Classification. Aunque los humanos son mucho mejores que las máquinas para entender el contexto de los documentos, a medida que aumenta el número de activos, niveles de clasificación y reglas, la clasificación de datos rápidamente se complica y los procesos manuales se colapsan. Aquí hay cinco razones para automatizar la clasificación de datos.

Razón #1. La clasificación manual de datos es subjetiva e inconsistente.

Como dice el refrán, la belleza está en los ojos de quien la mira. De manera similar, decidir qué información es sensible puede ser subjetivo. Incluso si dos personas están entrenadas para clasificar datos, a veces etiquetarán datos similares de manera diferente. De hecho, incluso un solo individuo podría etiquetar contenido similar de manera inconsistente, especialmente si hay muchas etiquetas entre las que elegir. Finalmente, la calidad de la Netwrix Data Classification también depende del compromiso del propietario, lo que puede llevar a inconsistencias en toda la organización.

Razón #2. Los usuarios descuidan la Netwrix Data Classification porque no perciben ningún valor en ella.

La clasificación de datos rara vez está integrada en los procesos empresariales; en cambio, es una tarea adicional incómoda que los usuarios ven de poco valor y por lo tanto la evitan si pueden. Si la gerencia les exige hacerlo, a menudo realizan un trabajo deficiente, por ejemplo, simplemente seleccionando la primera etiqueta de la lista para acelerar la tarea. Esto conduce a clasificaciones incompletas o incorrectas — y tener información equivocada sobre tus datos puede ser incluso peor que no tener información alguna, ya que podrías enfocarte en los datos incorrectos y dejar tus activos verdaderamente valiosos con protección insuficiente.

Razón #3. Los datos no son estáticos.

Los archivos suelen clasificarse en el momento de su creación, pero los datos — especialmente los datos no estructurados — cambian todo el tiempo. No hay garantía de que la clasificación original de un archivo se mantenga precisa durante todo su ciclo de vida. Y como acabamos de ver, si la clasificación no es correcta, las reglas de manejo de la información aplicadas podrían ser insuficientes para proteger los datos.

Razón n.º 4. La clasificación manual es compleja y costosa.

La mayoría de las organizaciones cuentan con una amplia variedad de datos y un gran volumen de los mismos. Como resultado, clasificarlos manualmente es una tarea compleja, que consume mucho tiempo y es costosa.

Razón #5. Es fácil pasar por alto información sensible.

Siempre que comiences a clasificar datos, ciertamente puedes hacer que los usuarios clasifiquen nuevos archivos a medida que se crean. Pero, ¿qué pasa con todos los datos ya almacenados en tus servidores de archivos? Si los omites por considerarlos fuera de alcance, corres el riesgo de dejar datos sensibles vulnerables. Pero intentar clasificar manualmente a través de masas de datos no estructurados sería prohibitivamente costoso en tiempo y extremadamente propenso a errores. Sería como intentar hacer manualmente el trabajo de un motor de búsqueda que rastrea internet para indexar datos.

Existen algunas estrategias que pueden ayudar a mitigar estos desafíos con la clasificación manual de datos. Puedes intentar:

• Proporcionar a los empleados capacitación adicional para mejorar la consistencia de su trabajo de clasificación
• Simplificando su esquema de Netwrix Data Classification
• Clasificar carpetas en lugar de documentos individuales para ahorrar tiempo si tienes muchos datos
• Excluir departamentos enteros de la clasificación si sus datos no parecen contener los activos más vitales en los que necesitas enfocarte primero

Sin embargo, un software de Netwrix Data Classification ofrecerá resultados mucho mejores con mucho menos esfuerzo, asegurando que las reglas de clasificación se apliquen de manera consistente y que la sensibilidad de los datos sea reevaluada cuando los datos cambien. Como resultado, no tendrás que preocuparte de que tus activos más críticos queden vulnerables basados en información incorrecta.