Die Bedeutung der Records Management Policy

Menschen müssen Verantwortung übernehmen

Die wichtigste Komponente des Aktenmanagements ist die Zuweisung von Verantwortlichkeiten an bestimmte Personen. Es ist einfach nachzuvollziehen, wer eine bestimmte Richtlinie offiziell genehmigt hat, aber es ist auch entscheidend festzulegen, wer langfristig für die verschiedenen Aspekte der Richtlinie verantwortlich ist. Da sich die Personen in einer Organisation im Laufe der Zeit ändern, sollte Ihre Richtlinie keine Namen, sondern Rollen spezifizieren. Wenn Ihre Organisation eine in einer Richtlinie genannte Rolle umbenennt oder abschafft, müssen Sie diese Richtlinie aktualisieren.

Eine Rolle, die viele Menschen übersehen, ist die des Executive Owner. Eine Person mit einem Sitz auf der Führungsebene muss die Anforderungen an das Records Management verstehen und an der Umsetzung der Richtlinien beteiligt sein. Wenn dies nicht geschieht, neigen Organisationen dazu, ihre Records-Programme während der Budget- und Planungszyklen zu vernachlässigen und der Informationsgovernance nur dann die gebührende Aufmerksamkeit zu schenken, wenn etwas schiefgeht. Die Schadensbegrenzung erfordert oft weit mehr Ressourcen, als man für die Verhinderung des Problems aufgewendet hätte.

Denken Sie an die wichtigste Regel bei der Zuweisung von Rollen und Verantwortlichkeiten: Wenn Sie mehr als eine Person für eine spezifische Rolle benennen, garantieren Sie, dass niemand die Verantwortung übernimmt.

Erklären Sie das Warum

Es ist entscheidend, die geschäftlichen und regulatorischen Treiber für Ihre Records-Management-Richtlinien zu erläutern. Sie müssen spezifisch sein, Links zu Quellen enthalten und alle beteiligten Faktoren auflisten. Dies ist besonders wichtig, wenn sie in Konflikt zu stehen scheinen. Diese Details anzugeben, bewirkt zwei Dinge:

• Es macht Ihre Entscheidungen bezüglich der Aufbewahrung und Lagerung von Unterlagen verteidigungsfähiger. Wenn ein Auditor oder Ermittler die Richtlinie betrachtet, werden sie die Begründung hinter den Anforderungen sehen.
• Es bietet das institutionelle Gedächtnis des regulatorischen und geschäftlichen Umfelds, das zu den Richtlinien geführt hat, zusammen mit der Dokumentation. Zu wissen, wie dieses Umfeld die Informationsgovernance Ihrer Organisation beeinflusst hat, wird den Personen, die die Richtlinien erben, ermöglichen, fundiertere Entscheidungen darüber zu treffen, was geändert oder entfernt werden soll, damit sie Veränderungen vermeiden können, die die Organisation in Schwierigkeiten bringen könnten.

Implementierung Ihrer Records Management Policies

Wir haben noch nicht über die Implementierung der Richtlinie gesprochen. Ihnen wird auffallen, dass auch die Muster-Richtlinie für das Records Management nicht ins Detail geht. Das liegt daran, dass die Art und Weise, wie Ihre Organisation eine Richtlinie umsetzt, sich im Laufe der Zeit ändern wird, da sowohl die Technologie als auch die Geschäftsanforderungen ständig im Wandel sind, aber die Richtlinie selbst vergleichsweise stabil ist.

Dementsprechend legt die Richtlinie fest, wer für die Ausführung der Richtlinie verantwortlich ist, jedoch nicht wie. Der Policy Owner sollte ein starkes Mitspracherecht haben, wie Ihre Organisation die Richtlinie umsetzt, auch wenn sie möglicherweise nicht direkt die solution für das Management elektronischer Aufzeichnungen implementieren. Die Aufgabe, technische Werkzeuge für die Implementierung der Richtlinie bereitzustellen und zu warten, fällt in der Regel dem Leiter der Technologieunterstützungsabteilung zu, der oft der CIO ist.

Unabhängig davon, wie Ihre Organisation Ihre Records-Management-Richtlinien umsetzt, liegt es an der Geschäfts- und technischen Führung, zusammenzuarbeiten, um dies zu ermöglichen. Die technische Organisation muss verstehen, warum Records Management für das Geschäft wichtig ist. Das Geschäft muss die technischen Herausforderungen verstehen, die durch ihre Anforderungen entstehen. Gemeinsam können sie einen Weg nach vorne finden, um die Bedürfnisse der Organisation zu erfüllen und die zu erledigende Arbeit zu priorisieren.

Fazit

Wenn Sie mit gut durchdachten Richtlinien für das Records Management beginnen, können Sie der gesamten Organisation erklären, was Sie erreichen möchten. Sie können dann ermitteln, welche Ihrer Unterlagen das größte Risiko für Informationsverluste oder unbefugten Zugriff darstellen und dort Ihre Bemühungen ansetzen. Anschließend können Sie die Fähigkeiten Ihrer Organisation langsam erweitern, bis alle Unterlagen ordnungsgemäß verwaltet werden.

Während die sample records management policy sich auf Finanzunterlagen konzentriert, sollte sie Ihnen helfen, die Schlüsselkonzepte zu verstehen, die in jeder Records-Management-Politik erforderlich sind. Es kann zusätzliche Überlegungen für Ihre Organisation geben, aber unsere Vorlage sollte Ihnen genug bieten, um die richtigen Fragen zu stellen und den Prozess voranzutreiben.